Organización e información del próximo curso escolar para AMPAS

PREPARAMOS “LA AGENDA” DEL PRÓXIMO CURSO ESCOLAR PARA AMPAS

Se va terminando el curso escolar, ahora que todo funciona correctamente, tenemos que volver a plantearnos preguntas pasadas para poner en marcha el próximo curso escolar. Queremos seguir mejorando día a día, pero a veces, no se sabe por dónde empezar.

Desde Futuros Talentos os ofrecemos un decálogo de consejos sencillos que ayudarán a ordenar las ideas. Esperemos que os guste nuestra nueva entrada y que no dudéis en llamar si necesitáis ayuda o aclaraciones de estos consejos prácticos para organizar el próximo curso escolar.

Termina el curso y muchos de los AMPAs se preguntan: ¿Qué pasos debemos seguir ahora? ¿Cómo preparar el nuevo curso? ¿Cómo ofertar actividades extraescolares que cubran todas las necesidades de las familias? … Nuestros consejos como empresa de actividades extraescolares son los siguientes:

.

.

Consejo  1: antes de las vacaciones de verano tenemos que intentar dejar todo el curso extraescolar organizado. Desde las actividades extraescolares que se van a ofertar; la información sobre la oferta enviada a las familias, hasta el modelo de inscripción preparado para comenzar.

Os recordamos que si vuestro centro reúne las condiciones necesarias para ofertar servicios en junio y septiembre, este debería realizarse hasta las 16 o 17 horas, ya que es el momento en el que las familias podrán recoger a sus hijos. Si es el caso de vuestro centro, nosotros siempre recomendamos hacer la inscripción conjunta para las tardes de junio y septiembre con las inscripciones realizadas, listados creados, espacios del centro escolar repartidos…

De este modo, cuando comience el curso todo estará preparado para que el primer día de colegio los niños y niñas tengan acceso al servicio. Es una buena forma de que las empresas también puedan seleccionar y formar al personal con las actividades extraescolares para esos días.

.

Consejo 2: Hacer una evaluación del curso escolar. Muchos proveedores de actividades extraescolares realizan encuestas de evaluación anónimas, que ayudan a analizar las preferencias y el nivel de satisfacción del cliente. De este modo, se puede aumentar la calidad del servicio así como la adaptación del mismo a las necesidades de las familias.

.

Consejo  3: ¿Qué actividades mantener y cuáles cambiar? La recomendación que nosotros ofrecemos a todos nuestros AMPAs es que aquellas actividades que hayan mantenido un volumen constante durante el curso de alumnos se deben mantener. Aquellas actividades que comenzaron y terminaron con muy pocos alumnos, se deben eliminar y promocionar con otro tipo de cursos o talleres. Siempre es bueno ofrecer actividades novedosas y debe haber un equilibrio entre actividades deportivas, creativas y formativas. En Futuros Talentos ayudamos a los AMPAs nuevos, así como los que ya son clientes, con nuevas propuestas, en las que nos basamos en lo que nos indican familias, alumnos y profesores o coordinadores, más el análisis del departamento pedagógico sobre la mejor oferta.

.

Consejo 4: ofertar actividades de forma contralada. Organizar el próximo curso escolar sabemos que no es fácil, pero no debemos dejarnos llevar por todas esas actividades novedosas, creativas o llamativas y que nuestra inscripción sea ¡más larga que la lista de la compra! El problema está en que cuando hay mucha oferta, cuesta elegir la actividad, concluyendo en grupos que no se llenan y que hay que terminar cerrando, reubicar el horario de las familias… por eso es mejor abrir más grupos si hay demanda a tener que ir cerrándolos. Recordar ofrecer actividades que se adapten a cada edad, es decir, los alumnos de infantil deben ser adecuadas para la edad, por lo que nosotros os ayudamos y recomendamos las edades para cada edad, con la intención de que todas las actividades se adapten al nivel de desarrollo y los grupos sean homogéneos.

.

Consejo  5: ¿Inscripción online o física? Este es uno de los grandes debates. En Futuros Talentos consideramos que lo mejor es que la inscripción sea online, ya que no requiere de muchos intermediarios. Pero debemos comprender que ambas opciones se deben elegir. Promocionar en la que más estéis interesados y poner un día para entregar las inscripciones físicas y que vuestros proveedores lo recojan para crear sus listados. Un último consejo para organizar el próximo curso escolar. No pongáis la fecha de entrega de inscripciones con poco margen, las empresas necesitan saber qué actividades salen para terminar de contratar y formar profesores, entregar listados y preparar materiales. Por lo que se debe cerrar con al menos una semana y media de antelación.

.

Consejo 6: Demostración clase de prueba de nuevas actividades. ¿Tenéis actividades nuevas y no sabéis como promocionarlas? En Futuros Talentos por ejemplo, ofrecemos días de prueba en las que los alumnos pueden acceder a ver pequeñas demostraciones de las actividades. Una buena idea para los últimos días de cole.

.

Consejo 7: realizar un protocolo de entradas y salidas para que lo sepan todos los proveedores, coordinadores, profesores y familias. Es muy positivo preguntar a las personas que han estado este año organizando las actividades qué necesitan cambiar, cómo organizan las entradas y salidas, cómo organizan apertura y cierre de puertas… De este modo si se cambia de empresa de actividades extraescolares o el propio personal de la empresa sabemos qué cosas se deben cambiar y se podrá seguir con el mismo sistema que otros años.

.

Consejo 8: determinar las funciones específicas del coordinador en cada centro. Todos los coordinadores tienen la función de velar que las actividades, los alumnos y familias estén correctamente atendidos. Es muy importante tener muy claro de qué se debe encargar a además de sus propias funciones para que cuando comience el curso lo sepa correctamente. Por ejemplo, en determinados centros se requiere que esté en la puerta, que abra o cierre puertas…

.

Consejo 9: qué aulas elegir para cada actividad. Se debe hablar con el centro escolar y saber correctamente qué espacios nos ceden para actividades extraescolares para organizar el próximo curso escolar. De esta manera también podremos determinar las actividades  por su tipología o por la necesidad de espacios concretos para realizarlas.

.

Consejo 10: Más de una empresa, ¿Cómo hacer una correcta coordinación entre las mismas? Siempre recomendamos que lo más sencillo para nosotros como empresa  es estar coordinados con el resto de empresas y sus coordinadores. Pr ello proponemos hacer una reunión para ver los protocolos de entrada y salida, organizar a los coordinadores, hacer grupos en los que los miembros del AMPA y de las empresas estén dentro (ayudará a que todas las actividades se desarrollen correctamente) y no olvidemos que  lo importante es el bienestar de las familias y los alumnos. Cuanta más comunicación haya mejor serán los servicios.

En resumen, organizar el próximo curso escolar no es tarea sencilla, pero siguiendo estos consejos y cumpliendo con los plazos establecidos; favoreciendo la difusión de información y sobre todo, mejorando la comunicación con las empresas lograréis comenzar de la mejor forma posible, que como todos sabemos es muy duro el comienzo, ¡así que mucho ánimo!